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En ocasiones queremos recortar en gastos, y nos planteamos evitar comprar la licencia de un software de facturación. Quizá al comienzo del negocio no es necesario, ya que supondría un coste fijo que quizá merezca la pena invertir en otra cosa. Pero cuando el negocio ya funciona, sobre todo cuando empezamos a generar muchas facturas, necesitamos quizá automatizar algunos procesos. Entre ellos, la creación de una factura.
Generalmente, el tiempo que se gasta en la parte administrativa del negocio es el que más pesa. Casi nadie quiere dedicarse a hacer facturas o presupuestos, por eso, se suelen buscar alternativas que simplifiquen el tiempo dedicado a esta tarea.
Quédate hasta el final, porque te recomiendo un software que funciona muy bien, y además, con descuento incluido.
Crea y envía facturas más rápido
Una alternativa habitual es la de generar un Excel o un Word donde cambiamos los datos de nuestro cliente, los datos de la factura, y emitimos un PDF, que posteriormente enviamos a nuestro cliente y nuestro gestor.
Esta solución es interesante, si estamos en el punto que comentaba antes. Cuando tenemos una facturación muy baja, y además, generamos pocas facturas.
En cambio, en el momento en que comenzamos a generar más facturas, es interesante dedicar el tiempo de administración a otros menesteres. Para esto, podemos adquirir un software que nos permita emitir facturas de forma totalmente automática (gracias a otras herramientas de automatización, como Zapier), o bien, aunque sean manuales, que simplifiquen mucho el proceso.
Esto viene por la parte de las facturas emitidas, pero por la parte de las facturas recibidas, la cosa se pone todavía más interesante. La mayoría de software han sacado la opción del buzón electrónico, donde envías la factura que recibes de tu proveedor y automáticamente se registra en tu contabilidad. Tengo que decir, que el proceso no es tan automático como parece, pero sí es cierto que simplifica mucho esta parte que es la más pesada.
El análisis de datos
La mayoría de softwares que he visto, generan un pequeño análisis, que más tarde puede ser usado para analizar. Es cierto que se queda pequeño para mi gusto, pero sí te da una idea aproximadamente de lo que está ocurriendo en tu negocio.
Las métricas más habituales son:
- Ingresos recibidos por periodo
- Ingresos pendientes de cobro
- Gastos generados
- Impuestos
- Saldo en bancos (en algunos casos)
Recomendación de un buen software
Para llevar una contabilidad sencilla y fácil, yo siempre recomiendo Factura Directa. Es bonito, intuitivo y te permite muchas cosillas que en un Excel se complican.
La ventaja frente a otros softwares es que tiene integración con Zapier, por lo que viene estupendo para Membership sites, y así te despreocupas de la facturación.
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