Organizar tiempo

172. Por qué no me gusta el time blocking

20/02/2019

En el episodio de hoy quiero hablarte sobre por qué no me funciona el time blocking y sí voy a utilizar listas de tareas para organizar mi tiempo.

Antes de comenzar con el tema, quería compartir contigo el nuevo servicio que voy a ofrecer en Economista Holística. Se trata del servicio de gestoría fiscal. Muchos me lo habíais pedido en alguna ocasión, y tras mucho pensar, he decidido dar el salto a la asesoría. Si te interesa que llevemos juntos tus temas fiscales, puedes escribirme. Sólo voy a coger a diez clientes en este área de negocio y ya tengo algunos apalabrados. Y ahora sí, vamos con el tema de hoy.

Inconvenientes del time blocking

Los fundamentos del Time Blocking dicen que debemos generar bloques de tiempo con una actividad concreta a desarrollar en ellos. Es la forma de centrarte en lo que hay que hacer y no divagar entre los infinitos estímulos a los que nos enfrentamos cada día.

Bien, esto suena bien. De hecho, cuando conocí el sistema me encantó. Pero creo que los sistemas tienen que seguir encantando pasado el tiempo, cuando ya no es todo novedad. Y esto no es lo que me ha ocurrido con el time blocking.

Uno de los inconvenientes es que es inflexible, o si lo hacemos flexible, deja de funcionar tan bien. Vamos por partes.

El time blocking es inflexible

Por mucho que dejes espacio entre bloques para poder acabar bien tareas, o que puedas mover bloques cuando surgen imprevistos, tienes unas horas asignadas a una cosa. No hay más que hacer. Te sientas inspirado o no. Tengas ganas de hacerlo o no. Esa es su hora, y no lo dejes pasar, porque más adelante tendrás horas asignadas para todo, sea cual sea el estado que tengas ese día.

Hacer el time blocking flexible es muy peligroso

Bueno Nuria, no hace falta ser tan tajante, dirás. Podemos flexibilizar los bloques. Sí, así es. Y de hecho es lo que he hecho durante los últimos meses. Flexibilizar bloques. Al principio bien, pero después, me di cuenta de que había entrado en una rueda que se centraba en mover bloques de unas semanas a otras, postergando tareas. Incluso algunas, se han perdido entre la maraña de colores que tenía mi Google Calendar.

Qué estoy usando en la actualidad

Bueno, soy consciente de que no es la panacea, y quiero que tú también lo seas. No te voy a contar un truco maravilloso que te haga ser la persona más productiva del mundo en cuestión de segundos. Tampoco es mi intención. Simplemente quiero compartir lo que estoy haciendo yo últimamente, y que me está funcionando mejor que el método anterior.

¿Inconveniente?, todavía no llevo el suficiente tiempo como para decir que esto funciona a las mil maravillas.

Lo que uso es la aplicación de tareas de Google que viene integrada en Gmail. En ella he creado varias listas: una por mes y otra por cada día de la semana. En las primeras voy poniendo las cosas que quiero sacar adelante ese mes, y en las segundas, voy organizando el trabajo que tengo que sacar adelante cada semana.

Los correos los muevo a la lista del día correspondiente, y los archivo en gmail para tener inbox 0. Cuando haces ésto, te sale una nueva tarea con el asunto del correo, que luego puedes editar, y debajo, una especie de archivo adjunto que te lleva directamente al correo.

Ya sabes que me gusta mucho tener todas las herramientas centralizadas, y de esta forma, sin salir de gmail, tengo el calendario y las cosas que tengo que hacer en un mismo sitio.

Trabajar con tareas no es perfecto. También me pasa que hay tareas que voy moviendo de lista en lista, pero de momento, me agobia menos que el hecho de trabajar a contrarreloj, como con el time blocking, y consigo sacar adelante la gran mayoría de cosas que me propongo.

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Funcionamiento de las cajas en Streak

06/02/2019

Segunda clase del curso de Streak, en el que vamos a ver cómo funcionan las cajas y cómo podrás tener todo ordenado en un mismo sitio.

En la clase anterior vimos cómo se organiza el contenido dentro de Streak gracias a las tuberías. Vimos por ejemplo, cómo cambiar el color a un pippeline o tubería, cómo modificar las columnas de sitio, y lo que es más importante, qué opciones tengo a la hora de meter contenido en las columnas.

En esta clase, nos metemos de lleno en las cajas. Para entender cuál es el funcionamiento, hay que pensar en eso, en una caja donde almacenas información sobre una temática determinada.

Por ejemplo, vamos a suponer que creamos una caja para recopilar información sobre un post que queremos escribir para nuestro blog. Toda la información que vayamos recopilando, quedará almacenada en esta caja y será más fácil acceder a ella. Si alguien nos escribe un mail relacionado con esta temática, lo podemos etiquetar y tenerlo siempre a mano. Lo mismo con archivos que tengamos en Drive o en nuestro ordenador, o incluso, tareas que nos asignemos.

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Fíjate cuantas funcionalidades. Una de las más potentes para mí es la de las notas de una reunión. No sólo te permite cronometrar cuánto dura la reunión, sino que puedes tomar notas de todo lo que se hable, y además, generar tareas pendientes que más adelante aparecerán en la lista de tareas general de la caja.

Las clases de este curso son:

En la próxima clase, veremos cómo podemos usar Streak como software de email marketing, gracias a las funciones que tiene para generar variables en función de la información que hayas incluido en las cajas. ¡Súper interesante! Y lo mejor de todo, es que los correos se envían directamente desde Gmail, con lo que entrarán en la bandeja principal. Eso sí, necesitaremos hacer segmentaciones muy finas para que sea efectivo, como siempre en email marketing.

Streak, el CRM de Gmail

06/02/2019

Comenzamos nuevo curso con Streak, el CRM de Gmail que permite centralizar tu trabajo en la ventana de Gmail.

Hace tiempo que vengo usando esta maravillosa herramienta, y cada vez me enamora más. Es cierto que la curva de aprendizaje, sobre todo si te peleas solo, como hice yo, es alta. Pero si alguien te lo va enseñando paso a paso, y te indica dónde está y para qué sirve cada cosa, verás las posibilidades que tiene.

Generalmente la gente usa Streak para trackear los mails que mandan desde Gmail. Ya que te permite ver en qué momento y dónde se ha abierto uno de los correos que has enviado. Pero Streak va mucho más lejos.

Te permite organizar tareas en un mismo sitio. Imagina que tuvieras una caja física para cada proyecto que quieras sacar adelante. En ella irías guardando documentos, notas, cartas, y todo lo que tenga que ver con este tema. Pues esto es básicamente lo que hacen las cajas de Streak.

Una de las maravillas que más me gustan de este CRM, es que puedes enviar correos desde el mismo Gmail a los contactos que tengas en una caja. Imagina que quieres hacer una campaña de email marketing, para ello creas una caja donde vas a ir poniendo toda la información sobre la campaña: público al que va dirigida, objetivo cuantitativo, objetivo cualitativo, etc.. Y en la columna de público, puedes incluir el segmento de tu lista a quienes quieres enviar este correo. Gracias a esta herramienta gratuita, puedes enviar un correo con variables a todas las personas que tengas en el segmento, y entrará directamente en la bandeja principal.

Así que ya lo ves, una herramienta muy útil, con muchas funcionalidades dentro de la versión gratuita y que te van a hacer más fácil el trabajo de organizar las tareas que tengas.

Las clases de este curso son:

98. 10 Tareas que puedes hacer con el móvil en tus ratos muertos

12/10/2018

En el episodio de hoy te cuento 10 tareas que puedes hacer en tus ratos muertos con el móvil.

Puedes escucharme en iVoox o en Apple Podcast

Sinopsis

Antes de nada, ya sabes que puedes participar en el sorteo por el episodio número 100. Te recuerdo que es muy fácil participar: solo tienes que compartir una foto tuya trabajando, mencionarme y poner el hashtag #episodio100elpodcasteconomistaholistica. Hay 400 € en juego y más de 30 premios. ¡Anímate a participar!

Y ahora sí, vamos con el tema de hoy. La idea de hablar sobre este tema vino de una conversación que tuvimos en mi grupo privado de telegram. Si quieres puedes acceder, y participar, compartimos muchas cosas interesantes para tu negocio.

Resulta que muchas veces tenemos ratos muertos, sobre todo los que somos padres, pero no podemos sentarnos al ordenador para realizar determinadas tareas. A mí, esto me ocurre muy a menudo, sobre todo cuando estoy con las dos niñas. Por eso poco a poco, he ido descubriendo cuáles son las tareas que mejor me viene a hacer con el móvil. Te las enumero a continuación.

Escribir los copys
Responder correos
Apuntar ideas para nutrir el calendario editorial
Redes sociales, por supuesto
Crear carteles para las redes sociales con Spark Post
Editar vídeos para redes sociales
Escuchar podcast
Formarme
Leer libros
Escribir newsletter con Mailchimp

Recuerda, que tanto sobre el calendario editorial, como sobre Mailchimp, tienes un curso en la escuela coma dónde te explico paso a paso cómo lo hago. En concreto, en el de calendario editorial, vas a aprender a automatizar, y ahorrar tiempo en procesos que tenemos que generar día a día a la hora de crear contenido. Por otro lado, en el de Mailchimp, te enseño a darle una vuelta de tuerca a esta plataforma. Ya que, al comienzo parece muy sencilla e intuitiva, pero cuando quieres hacer cosas un poquito más avanzadas, se vuelve un poco complicada.

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52. Cómo trabajar con un bebé

27/06/2018

El episodio de hoy te cuento como me organizo para trabajar con un bebé. Posiblemente ya sepas que cada día trabajo con mi bebé de 9 meses, y lo hago desde que me incorpore mucho antes de cuándo comienzan las incorporaciones después de la baja maternal. El hecho de saber que voy a estar con ella siempre, me permitió incorporarme antes, estar más tranquila, y sobre todo, ser más productiva.

No es la primera vez que hago esto. Ya lo hice hace casi 4 años, con mi primera hija. Mucho antes de tenerla, ya vislumbraba cómo sería el hecho de tener un bebé y trabajar. Decidí que haría las dos cosas a la vez. En aquel momento, se vio como una locura en mi entorno. No los juzgo, estamos acostumbrados a dejar a nuestros bebés de lado, porque no tienen cabida en esta sociedad que estamos creando. Ya entonces aposté por una crianza y por una nueva concepción de sociedad, en la que se puede trabajar y se puede criar a la vez. Como se ha hecho siempre vamos.

Afortunadamente, no soy la única que hago esto. Cada vez más madres y padres eligen este estilo de vida. Sé que al principio es difícil, no tenemos todavía ningún patrón sobre el que basar nuestros comportamientos. Los ejemplos de generaciones anteriores, son dejar a los bebés al cuidado de otras personas. Pero se puede cambiar. Sé que es difícil, sé que es duro, pero también sé que se puede. Por eso quiero darte estas recomendaciones para trabajar con tu bebé.

Como siempre te dejo las preguntas a las que respondo:

- Cómo puedes organizar tu trabajo haciéndolo con un bebé de cualquier edad
- Qué consideraciones creo que debes tener en cuenta a la hora de trabajar con un bebé
- Te cuento mi experiencia, mis consejos y mis recomendaciones sobre lo que mejor me ha venido a mí a la hora de trabajar con dos bebés desde hace 4 años

Puedes acceder a la masterclass gratuita sobre cómo organizar económicamente tu negocio a través de este enlace. Además, si estás interesada en que trabajemos juntas este verano, puedes contarme cuál es tu necesidad aquí.

También te hablo sobre la posibilidad de crear un episodio de preguntas y respuestas. Me gustaría mucho poder ayudarte en eso que te está trayendo de cabeza últimamente. He dejado un formulario habilitado para que puedas indicar cuáles son tus preguntas.

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Cómo automatizar procesos y ahorrar tiempo

14/06/2018

En el curso de hoy, vamos a ver cómo podemos automatizar procesos. Existen algunas tareas que hacemos casi a diario y que, si las contabilizamos, vemos que nos llevan una parte importante de la jornada. En algunas de ellas, veremos cómo desaparece la tarea por completo, y en otras, aunque lo hace, pierde efectividad. Por eso, te recomiendo que valores qué es más importante para ti.

Vamos con la primera tarea a automatizar.

Cómo organizar las facturas automáticamente

Aunque no lo creas, es una de las que más me aburre. Tener que andar buscando cada mes todas las facturas, crearlas si son de ingresos y demás, me parece no sólo aburrido, sino una pérdida de tiempo, porque me quito de hacer otras cosas productivas. Aunque no he automatizado totalmente, de momento el proceso, he conseguido avanzar bastante en esta tarea. Te lo muestro en el vídeo:

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Cómo automatizar las redes sociales con acceso directo a tu web

En este caso, te pido que valores los resultados. Por un lado, puedes hacer la tarea de manera manual, y ésto permitirá que mejores la visibilidad en redes. Pero, si estás en el mismo caso que yo, que cada minuto cuenta, prefiero perder un poco de alcance y ganar en constancia, que no lo contrario. Sé que muchas veces no compartiría contenido por falta de tiempo. Vemos en el vídeo cómo hacerlo:

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Cómo etiquetar clientes y optimizar el funnel

Este caso, me parece primordial cuando trabajas el email marketing y tienes muchos clientes. Hacer manualmente esta tarea sería muy tedioso, y perdería efectividad. Me refiero a que podría enviar correos de venta a personas que ya están apuntadas en la escuela, o preguntar el motivo de la desuscripción a personas que no se han ido. Te cuento cómo lo hago:

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Cómo organizar los ingresos y gastos de tu negocio y conseguir un precio sostenible

06/06/2018

Bienvenida a esta Masterclass, en la que vamos a ver cómo organizar económicamente tu negocio y conseguir un precio sostenible.

En primer lugar, me gustaría darte las gracias por invertir un poco de tu tiempo en mi escuela. Espero que los contenidos que veas a continuación te ayuden mucho.

La clase dura unos 45 minutos y te recomiendo que tengas un papel donde puedas apuntar las ideas que te vayan surgiendo.

En esta Masterclass vamos a ver cómo organizar los ingresos y gastos de tu negocio. Una vez que tengamos ésto claro, podremos calcular un precio sostenible para nuestro negocio. Con este contenido, quiero que tengas claro de un vistazo cuáles son los principios básicos para organizar económicamente tu negocio. Hablaremos sobre:

tipos de ingresos que puedes encontrarte
cómo organizar los gastos
tipos de gastos
dividir el margen
calcular un precio mínimo viable a partir de los conocimientos anteriores
organizar tu tiempo y dedicarte a lo esencial

Recuerda que el precio mínimo viable es ese a partir del cual tu negocio va a ser sostenible. Pero ojo, no será el que tengas que cobrar siempre, incluso diremos que no lo cobraremos casi nunca. Este precio nos marca la pauta a partir de la cual podemos empezar a cobrar nuestros productos o servicios.

Ahora sí, vamos a la clase:

¿Qué tal?, ¿Cómo ha ido? Puedes comentarme tus impresiones. ¡Estaré encantada de leerte!.

Como has visto son únicamente unas pinceladas. Si quieres puedes ampliar la información. Por ejemplo, por el lado de los ingresos, podemos ver cómo llevar un control de ingresos que nos permita tener una visión más amplia de lo que está ocurriendo en nuestro negocio. De esta forma vamos a poder tomar decisiones con más consistencia.

Por otro lado, también puedes ampliar la información sobre la organización del tiempo. Hay muchas teorías y técnicas que podemos llevar a cabo. Al final es hacer lo que a uno le viene mejor, después de haber probado varias. Yo te cuento cómo me organizo yo y por qué creo que es la mejor opción.

25 Cómo me organizo el tiempo con 2 proyectos, un bebé y una niña de 3 años

25/04/2018

En el episodio de hoy te cuento cómo me organizo el tiempo y cómo trabajo con un bebé. La verdad es que al principio nadie creyó en mi idea de estilo de vida, pero hoy es una realidad. Lo hice cuando mi hija mayor nació y lo hago ahora. Me adecúo a sus necesidades y las voy adaptando a las mías. No digo que sea fácil, ni lo mejor. Es lo que a mí me sirve, porque dejarla en una guarde me crearía más ansiedad y bajo rendimiento que tenerla conmigo.

También hablo sobre cómo saco unas 7 horas de trabajo repartidas en toda la jornada. Según mi estilo de vida ahora, es imposible hacer todo de una, y como hay cosas que no puedo o no quiero cambiar, prefiero tener todo el día empantanado pero con descansitos cada poco. Creo que ésto sólo es viable si te encanta tu trabajo. Así que, como siempre, te dejo las preguntas a las que respondo para que puedas saber si te interesa el episodio de hoy:

¿Se puede trabajar con un bebé?
¿Cómo llevar dos proyectos a la vez?
¿Cómo rasgar horas al día?

Te dejo, también, el enlace al calendario que uso para que mis clientas concierten las citas: Calendly. Tiene una versión freemium.

Trabajar y cuidar a tu bebé es posible, aunque nadie dijo que fuera fácil

Espero que te guste, y sobre todo, que te ayude. Si necesitas cualquier cosa o quieres proponer algún tema para que hable en los episodios, puedes ponerte en contacto conmigo aquí. ¡Estaré encantada de leerte!.

Puedes compartirlo si crees que ayudará también a otras personas

21 Cómo aprovechar tu tiempo teniendo en cuenta tu ciclo menstrual

16/04/2018

En el episodio de hoy quiero hablarte sobre tiempo, sobre cómo organizarlo teniendo en cuenta nuestro ciclo menstrual. Como ya sabes, las hormonas, muchas veces nos juegan mala pasada y tenedemos a creer lo que no es. Por eso, quiero hablarte de mi propia experiencia y de lo que he estudiado y leído sobre este tema. En etapa fértil, tenemos cuatro fases en el ciclo: menstural, preovulatoria, ovulatoria y premenstrual y todas afectan de una forma distinta a nuestra forma de relacionarnos con el mundo, y cómo no, con el negocio.

Este episodio es fruto de una votación en Instagram, así que si quieres proponer algo que te interese, puedes hacerlo en el enlace de más abajo.

Como siempre, te dejo las preguntas a las que respondo hoy para que puedas hacerte una idea del contenido:

¿Deberías tener en cuenta la fase del ciclo en la que estás para organizar tu negocio?
¿Cómo aprovechar cada fase del ciclo?
¿Cómo es la fase de creación de un producto o servicio?

Puedes ampliar la información sobre este tema aquí.

Acepta en qué punto estás y quién eres en ese momento